2.Etapas de Admisión

Etapas del proceso de admisión.

Una manera sencilla de dar seguimiento a cada una de las familias interesadas en inscribirse en nuestras academias es conocer en qué etapa de admisión se encuentra y qué necesito hacer para que pase a la siguiente, hasta que ya quede confirmada. Por tanto, es importantísimo para la promotora conocer las siguientes etapas del proceso de admisión. 

  0. Lead

1. Prospecto / Prospect

2. Solicitante / Applicant

3. Recibido / Received

4. Admitido / Accepted

5. Confirmado / Confirmed

En términos de mercadotecnia, a las etapas de admisión se les denomina "cono de ventas". En Oak nos podemos referir indistintamente a las etapas de admisión o al cono de ventas y es importante entender que nos referimos a lo mismo.  La promotora Oak podrá ver en Halcón el estado en el que cada alumno se encuentra en su proceso de admisión. A continuación se explica cada una de las etapas.

0. Lead (Lead).

Un lead es un dato que recibimos a través de los sitios web, las redes sociales o las campañas digitales. Es información de una familia que muestra un interés inicial. Aunque el porcentaje de conversión de un lead a confirmado es limitado, depende mucho de la prontitud y atención de la promotora el que se concrete la venta. Por tanto, la promotora debe contactar al lead lo más pronto posible, para compartirle que ofrecemos el mejor programa para sus necesidades. Los leads NO se registran en el sistema. La promotora, después de haber contactado al lead, decide si ingresarlo al sistema como prospecto o como solicitante. Conviene hacerlo pues en ocasiones hay familias de la base de datos de prospectos que aunque no se interesan en nuestros programas de inmediato, a veces responden a nuestras comunicaciones en años siguientes.  

1. Prospecto (Prospect).

Es la promotora quien sube al Halcón la información de cada prospecto. Da seguimiento al prospecto para motivar su interés y cuando el prospecto acepta solicitar la admisión, la promotora cambia su estado de prospecto a solicitante. Es importante entender que es la promotora quien hace este cambio de etapa en nuestra plataforma.

Es cierto que hay familias y alumnos que nos llegan por su cuenta a solicitar información porque ya conocen a la promotora, o le dan sus datos, pero esto no quiere decir que la promotora espere a que todos sus prospectos le lleguen así. De hecho, una promotora Oak es una persona activa que organizara cuantas actividades le puedan dar nuevos prospectos. 

Estas actividades pueden ser visitas a los colegios solicitando presentar videos a los grupos de alumnos potenciales, o alguna actividad que atraiga su atención para que comenten a sus papás lo bien que lo pasaron y cómo les gustaría asistir a una academia. 

Además de estas actividades se pueden proponer muchas otras como sesiones de madres y padres de familia en casa de alguna familia interesada que quiera invitar a sus amigos, cafés o desayunos con madres interesadas, visitas o citas individuales con mamás que expresen su interés. Y siempre hay que pedir a las familias ya interesadas que les recomienden con sus amigos o nos den los datos de familias que pudieran interesarse.

La promotora no debería de hacer actividades que al final no le lleven a tener prospectos adicionales. Si bien si puede organizar actividades que ayuden a las familias que ya están en alguna de las etapas del proceso de admisión. 

Si una promotora no sube a Halcón sus prospectos, su responsable de zona y gerente de promoción asumirán que esa promotora no tiene prospectos. Es importante dejar en claro que la información que no se sube a Halcón no es tomada en cuenta. Por esto es esencial insistir en la importancia de que la promotora suba todos y cada uno de los prospectos que tenga tan pronto como los reciba.

Durante este periodo de prospección, la promotora debe de presentar a la familia la información relacionada con la academia de su interés. Es el paso más importante para enamorar a las familias y alumnos potenciales de los programas que ofrecemos. Se recomienda presentarles videos, compartirles información digital y si es necesario también información impresa. De la vista nace el amor, y en esta etapa de admisión la promotora necesita enamorar a sus prospectos. 

Nota importante para registros adelantados:

Cuando se comience la campaña 25-26, también se permitirán prospectos y solicitantes para la campaña 26-27 en la plataforma. Las familias interesadas en 26-27 solo tendrán que dar los datos que se solicitan en la etapa de prospecto, y si quieren apartar un lugar para su solicitud para 26-27 deberán pagar la “application fee” de 300 (euros para Irlanda, y francos para Suiza). 

Estas familias no deberán de llenar o subir más información, hasta que se habrá la campaña 26-27.  Una vez comenzada la campaña, la familia tendrá un mes para iniciar su proceso de admisión. De no hacerlo perderá su cuota de aplicación y la posibilidad de ser considerado para su inscripción. 

Con esto se lograra comenzar a tener prospectos para 26-27, comprometerlos un poco más por el pago que harán, y responder a familias interesadas en alguna academia que se llene antes del final de la campaña de promoción. 

Esta cuota no será reembolsable, pero se descontará del “booking fee” a pagar cuando el candidato llegue a la etapa de admitido. Esta cuota aplica solo a los solicitantes adelantados, es decir a los interesados en ir a la academia en dos años, y no a los solicitantes de la campaña en curso.

2. Solicitante (Applicant).

Un alumno que ha sido cambiado de prospecto a solicitante, por su promotora, es un alumno que ya ha expresado interés en alguno de nuestros programas. En esta etapa, la familia debe de entrar a la plataforma de Apply y completar la información solicitada (como se muestra a continuación): 

Es posible que algún programa de alguna academia tenga menos o más apartados a los listados arriba, pero en general estos son los comunes. Estos apartados pueden ser completados uno por uno, y si es necesario dejar alguno a la mitad, se puede guardar y regresar a completarlo más tarde. Se trata de formatos que contienen información que la familia tiene y que puede proporcionar. Cuando la familia completa cada apartado se indica con una palomita. Para esto, la familia se debe de asegurar de elegir la opción "submit".

Los apartados que se puede dejar incompletos para solicitar la admisión (sin palomita) son los de: 

• "Trips´ Information" que se refiere a la información de llegada del alumno a la academia, y que se solicita completar un mes antes de la llegada.

• El de "Payments" que se irán haciendo posteriormente.

• y el de "Signed admitted documents (upload)", pues también se lleva a cabo en etapas posteriores. 

Durante esta etapa es importante que la promotora entre a Apply para conocer el progreso de la familia en completar su solicitud. Y se sugiere tener al menos una llamada semanal para ver cómo van en el proceso, si tienen alguna duda, y animarlos a completar su solicitud lo más pronto posible. 

La promotora revisará que los documentos estén completos y dará su visto bueno para que la academia los revise. Cuando la academia recibe el visto bueno de la promotora y además confirma que se han entregado todos los documentos, la academia pasará al alumno de solicitante a recibido. 

3. Recibido (Received)

Este es el paso de la etapa de admisión en el que la academia ya ha recibido toda la información de la familia, la analiza y decide la admisión. Este proceso tarda aproximadamente dos semanas. La familia y la promotora reciben un mensaje en que se le informa alguna de las siguientes opciones:

• Admitted. Al alumno ya ha sido aceptado. 

• Not admitted. Cuando el alumno no ha sido aceptado.

• Missing information (falta información). Cuando falta algún documento para poder dar respuesta a esta solicitud. Nunca debería de darse este caso pues la promotora siempre debe verificar la entrega de todos los documentos. Pero si se da el caso, la promotora debe apoyar dando seguimiento lo más pronto posible.

• Conditioned (condicionado). Cuando la admisión del alumno queda condicionada por alguna causa. Podría ser que se la ha pedido subir su nivel académico, mejorar su conducta, etc. Aquí solo queda esperar a que la familia entregue lo que se le solicite. 

• Waiting List (lista de espera). Cuando la academia no tiene cupo para esta solicitud y la pone en lista de espera. 

 Si la academia da el visto bueno a la solicitud, la academia pasa al alumno a Admitido. 

4. Admitido (Accepted)

Una vez admitido el alumno, la academia manda comunicación confirmando la admisión y solicitando la firma de documentos necesarios. 

La familia firma y sube los documentos solicitados a Apply y hace el pago del booking fee en los siguientes quince días a la notificación de admitido. De no respetar este plazo, el alumno pierde su admisión.  

La promotora deberá revisar que la familia haya enviado estos documentos adicionales solicitados y dar su visto bueno para que la academia reciba la aplicación en Admitido R. Cuando la academia recibe los documentos firmados y verifica el pago del booking fee, cambia el estado del Admitido (R) a confirmado.

Es necesario que la promotora esté al pendiente de la familia en este paso de la admisión para motivar que suban los documentos firmados y paguen el booking fee en el plazo solicitado. 

5. Confirmado (Confirmed).

Este es el último paso del proceso y cuando el alumno ya está aquí, solo queda felicitar al alumno y a la promotora. 

Estados posibles en las etapas de admisión

Arriba vimos cada una de las etapas del proceso de admisión. Además de las etapas, el proceso puede considerar los siguientes estados:

En seguimiento (la promotora)

Cancelado (por la familia)

Excepción (casos que son aceptados y cambian de curso, etc.)

Es muy importante que cuando se coloque al alumno en alguno de estos estados se especifique la razón y se vea con la responsables de zona los siguientes pasos para darle seguimiento adecuado.