Provisiones mensuales

Política y proceso de provisiones mensuales a las academias y a Oak.

Objetivos.

1. Asegurar que cada academia y la oficina central de Oak puedan realizar en tiempo y forma todos sus gastos programados, autorizados en su presupuesto.

2. Establecer un flujo de efectivo mensual maximizando así las oportunidades de inversión de los excedentes.

3. Asegurar la correcta administración de los recursos de la academia y evitar gastos no autorizados en presupuesto.

Definición.

4. La provisión es la reserva de fondos que se establecen para cubrir los gastos planificados del mes, así como cualquier contingencia que puedan surgir. 

5. Los gastos que se contemplan en la provisión son los necesarios para cubrir: 

   1. Los gastos operativos de la academia (renta, clínicas, excursiones, viajes, mantenimiento etc.), así como los sueldos y salarios del mes en curso.

   2. Los proyectos de inversión que por su naturaleza no sean considerados como un mantenimiento ordinario. 

6. La contingencia se refiere a acontecimientos imprevistos que impidan brindar un servicio de excelencia a los estudiantes o la realización de las actividades del personal administrativo o docente, por ejemplo, la sustitución de mobiliario o equipo electrónico que ha dejado de funcionar.  

Proceso.

7. Las provisiones deben someterse al siguiente proceso:

   1. Contar con el presupuesto aprobado anual. 

      1. No se podrán realizar gastos adicionales a los contemplados en el presupuesto autorizado, cualquier modificación deberá ser reportada y autorizada por el Administrador y Director de Oak International.

      2. El total de provisiones de los 12 meses del año no deberá ser mayor a lo establecido en el presupuesto anual aprobado.

   2. Mostrar en el archivo de provisiones el total mensual solicitado y desglosado.

   3. La provisión mensual solo debe incluir conceptos del mes en curso, salvo cuando por algún motivo sea conveniente realizar pagos correspondientes al mes o ciclo escolar siguiente y dicho excedente estará sujeto a autorización.

   4. El saldo en la cuenta de gastos no deberá ser mayor al correspondiente a un mes de operación.

8. Toda provisión debe ser:

   1. Solicitada por la academia confirmando si la cantidad es la misma que la proyectada en el presupuesto, o indicando los montos y razones de cualquier actualización.

   2. Revisada por el área de administración de Oak International.

   3. Aprobada por el Director de Oak International.

   4. Procesada por las áreas de Administración y Tesorería de Oak International.