Viajes

Política de Viaje de Trabajo

Objetivo.

1. Asegurar la gestion de viajes adecuada para el personal de la organización y el apropiado uso de los recursos para este fin.

Reservaciones.

1. Toda solicitud de viaje debe:

1. 1. Estar justificada únicamente para actividades laborales.

   2. Estar autorizada en el presupuesto y por el jefe inmediato.

   3. Hacer la reservación de vuelos y hospedaje a través del área de logística.

   4. Apegarse al beneficio tanto del empleado en cuestiones logísticas y plan de trabajo, como a la parte económica para la empresa.

2. A efecto de obtener mejores precios en la obtención de boletos de avión y reservación de hospedaje, la solicitud de viaje debe solicitarse al área de logística y realizarse.

   1. La solicitud deberá hacerse, en la medida de lo posible, con mínimo 15 día naturales de anticipación.

   2. En caso de requerirse algún cambio de fecha en la programación del viaje, esta debe ser autorizada por el jefe inmediato.

   3. Los cargos por cancelación del viaje ocasionados por el empleado que no sean justificables, serán descontados al empleado vía nómina.

   4. No serán reembolsados los gastos de reservación de vuelo y hospedaje que no hayan sido adquiridos a través del departamento de logística y autorizados por el gerente de administración o el director.

3. Cuando el número de viajeros y condiciones lo permitan, el gerente de administración o el director determinarán cómo se compartirán las habitaciones

4. El costo del viaje y los gastos generados durante el mismo, deben ser cargados a la tarjeta corporativa asignada al empleado o al área solicitante. Ver política Asignación y Uso de Tarjeta Corporativa

Hospedaje.

5. El costo del hospedaje no debe exceder de $2,500 MXN (incluyendo el impuesto sobre hospedaje) + IVA por noche en territorio nacional y $300 USD en el extranjero. 

   1. Se puede considerar como excepción y sometido a previa autorización, el incremento de los montos descritos de acuerdo con la disponibilidad, la ciudad, la temporada, así como la cercanía al lugar de trabajo.

   2. Serán reembolsados los gastos por hospedaje adicional, si no es posible el regreso a casa. Por ejemplo, que se haya cancelado o retrasado mucho el vuelo.

   3. Se debe solicitar al hotel el desglose en factura de los conceptos (comidas, propinas, etc.) por los cuales se haya incurrido en un gasto.

   4. Para el registro de los gastos, el usuario debe especificar el número de noches que se hospedo, así como el nombre del hotel, el periodo y el desglose de los gastos adicionales, los cuales deben corresponder a lo señalado en el comprobante del recibo del detalle o factura.

Alimentación.

6. Los gastos por concepto de Alimentación deben capturarse en el portal de comprobación de gastos de viaje seleccionando el tipo de alimento (desayuno, comida o cena).

   2. 1. Toda comprobación de gastos por concepto de alimentos debe incluir el número y nombres de participantes de Artic, y en su caso, el nombre, puesto, y/o invitados; y a su vez, se debe indicar el motivo y justificación del gasto.

      2. Todo el personal sin excepción debe apegarse al listado de consumo de alimentos que se muestra a continuación:

         1. Consumo autorizado con comprobante fiscal.

            1. Desayuno $400 MXN + IVA

            2. Comida $500 MXN + IVA

            3. Cena $600 MXN + IVA

         2. Consumo autorizado sin comprobante fiscal.

            1. Desayuno $100 MXN

            2. Comida $100 MXN

            3. Cena $100 MXN

            4. El consumo de alimentos sin comprobante fiscal, debe registrarse en el portal de comprobaciones de gastos de viaje bajo el concepto “Comidas no Deducibles”

         3. El consumo diario autorizado en el extranjero es de $200 USD por día.

            1. Desayuno $50 USD

            2. Comida $100 USD

            3. Cena $50 USD

         4. Los gastos por concepto de alimentos no deben incluir bebidas alcohólicas.

Vuelos, transporte local y otros.

7. En caso de que la aerolínea cobre la primera maleta, Artic reembolsara dicho cargo. Si se registra más de una maleta, se reembolsará solamente cuando esté justificada y sea autorizada por el gerente de administración.

8. La reasignación de asientos a clases superiores a Turista deberá ser pagada por el empleado. 

9. Se podrá hacer uso del servicio de tren en clase económica

10. El servicio de taxi y/o transporte público será reembolsable cuando:

    1. Se cuente con el recibo correpondiente.

    2. El servicio requerido sea utilizado dentro de la misma ciudad.

       1. Por ningún motivo deberá de usarse taxi para traslado de una ciudad a otra.

11. Las propinas serán reembolsables cuando su importe sea razonable (hasta el 10% del total del consumo).

12. En ningún caso se reembolsarán los gastos generados por la contratación del servicio de un Tercero.

13. En caso de requerir la renta de un vehículo, ésta deberá estar autorizada por el gerente de administración o director, y los pagos por conceptos de gasolina y telepeaje deben realizarse a través de la Tarjeta Corporativa.

14. El uso de lavandería, tintorería, y lustrado de zapatos, será reembolsable solamente en viajes mayores a cinco noches consecutivas.

15. La siguiente lista es de carácter enunciativo y no necesariamente incluye todos los conceptos de gastos no reembolsables

    1. Regalos personales.

    2. Cargos adicionales por consumo en tarjetas bancarias.

    3. Entretenimiento.

    4. Gimnasio.

    5. Membresías.

    6. Multas.

    7. Llamadas por teléfono aéreo.

    8. Servicios de niñera.

16. Los gastos que no se consideren como reembolsables, por no tener relación con lo descrito en la política, no serán reembolsados y serán pagados por el empleado o descontado vía nomina en una sola exhibición.

17. Cualquier situación que no se contemple en la presente política se someterá a validación y aprobación del director.