Comprobación de gastos

Política de Comprobación de Gastos y Reembolsos.

Objetivo,

1. Asegurar que todos los gastos hechos en la organización se comprueben de manera adecuada.

Proceso y responsabilidades del empleado.

1. Serán reembolsados los gastos al personal de Artic, cuando los motivos de estos se deriven de la operación propia de la organización, hayan sido autorizados en presupuesto y por el jefe inmediato.

2. Deberán presentarse los comprobantes fiscales deducibles (factura hecha a la razón social de Artic), y en caso de no poder contar con los mismos, se debe contar con la evidencia suficiente (recibo), enviando un mensaje con la explicación correpondiente.

3. Todos los gastos deben ser pagados con la Tarjeta Corporativa. 

   1. No se harán reembolsos en caso de gastos pagados con tarjetas personales o en efectivo, salvo casos en que se dé aviso y no sea posible usar la Tarjeta.

4. El reporte de gastos o viáticos del personal de Artic deberá de hacerse desde el portal “Comprobación de gastos https://ogs.lcred.net/administration/travelexpenses/ 

   1. El proceso de comprobación de gastos implica una validación del Jefe Inmediato, y una verificación subsecuente del área de Administración, siendo responsabilidad del empleado, el corregir posteriormente cualquier error que acontezca en dichas comprobaciones.

   2. A efecto de garantizar el reembolso de todos los gastos generados, se debe incluir en la “Descripción de Gasto” la información detallada de la siguiente manera, se anexa a estas políticas el manual de comprobación de gastos (Usuarios).

      1. Motivo que generó el gasto.

      2. Participantes (nombre puesto) y en su caso organización que representa.

      3. Fecha en que se generó el gasto (no la fecha en que se generó el comprobante fiscal).

      4. Adjuntar de manera ordenada los comprobantes originales de sus gastos.

         1. El registro de las facturas debe ser una a una, anexando los archivos .XML y la representación gráfica en PDF.

         2. Los gastos para los que no se pueda obtener factura, también se podrán registrar como datos adjuntos en el Portal. El empleado debe proporcionar la evidencia suficiente (recibo).

         3. El empleado conservará una copia electrónica de sus reportes de gastos y comprobantes para una eventual aclaración.

Responsabilidades del área de administración.

5. El área de Contabilidad tiene la facultad de posponer el reembolso hasta que la comprobación sea suficiente en cumplimiento con la política.

6. El área de Administración debe recibir las comprobaciones de gastos autorizadas vía sistema de comprobación de gastos a más tardar el día 4 del mes siguiente, o todo lo que este considerado en el estado de cuenta de la tarjeta corporativa.

   1. Para considerar el reembolso se tendrá que entregar la comprobación de gastos en el tiempo establecido. 

   2. Los gastos no comprobados, serán descontados vía nómina en una sola exhibición al empleado.

7. Cualquier situación que no se contemple en la presente política se someterá a la aprobación del gerente de administración y/o al director.

Anexos (abajo):

8. Comprobación de gastos.

9. Guía rápida autorizador.